Optimizează-ți afacerea cu soluții ERP (Enterprise Resource Planning )

Pentru a defini corect ce înseamnă un sistem ERP (Enterprise Resource Planning – în traducere Planificarea Resurselor Întreprinderii) este nevoie să înțelegem că acesta reprezintă o soluție software care integrează toate informațiile și datele dintr-o organizație într-o platformă unică.

Istoria sistemelor ERP datează din anii ’60 când acest tip de aplicație software era folosit cu preponderență pentru asistarea procesului de producție. Primul produs de acest tip a fost MRP (Material Resource Planning). Începând cu anii ’90 sistemele ERP au început să ia forma unor aplicații.

Scopul ERP este să asigure transparența datelor în cadrul unei organizații și să faciliteze accesul la orice tip de informație utilă în desfășurarea activității.

Astăzi, sistemele ERP fac un nou pas în dezvoltarea lor prin utilizarea internetului pentru eficientizarea funcționalităților. Clienții de la mii de kilometri distantă pot avea acces la stadiul propriei comenzi sau la stocurile companiei furnizoare prin integrarea facilităților ERP cu aplicațiile WEB.

Sistemele ERP sunt într-o evoluție continuă. Dacă nu folosiți încă un sistem ERP, atunci ar trebui să luați în considerare acest lucru.

Cum îți dai seama că ai nevoie de un ERP?

Iată câteva dintre cele mai evidente semne care îți arată faptul că ai nevoie de un sistem ERP:

– Folosești o multitudine de aplicații software pentru operațiunile din firmă pentru diferite operațiuni (contabilitate, vânzări, gestiune stocuri etc.) sau gestionarea informațiilor în Excel nu este eficientă.

– Chiar dacă ai un volum mare de date pe care le poți utiliza, obții extrem de greu informații/rapoarte despre propriul business fiindcă nu știi unde se află sau este nevoie de mult timp pentru procesarea și prelucrarea lor (lucrează 3 persoane, timp de 3 zile pentru un raport). Astfel tu rămâi fără răspuns la cele multe întrebări de business pe care ți le pui și reacționezi mai greu la probleme și oportunități.

– Facturarea, contabilitatea și managementul financiar al firmei durează extrem de mult și încep să devină din ce în ce mai dificile.

– Nu mai poți ține pasul cu cerințele clienților. Scad vânzările și calitatea experienței de cumpărare a clienților din cauza volumului mare de date care trebuie procesate rapid și simultan.

– Consumi mulți bani, timp și resurse pentru a integra și întreține legătura dintre mai multe sisteme informatice care nu sunt integrate nativ.

– Compania s-a dezvoltat, iar sistemul informatic pe care îl folosești nu îți mai satisface nevoileVrei să îți dezvolți compania și ceea ce folosești acum nu te ajută.

– Nu știi nici unde pierzi, nici unde câștigi în business. Ai acces la lista de facturi neîncasate abia după o lună și jumătate de când ai cerut-o.

– Nu știi niciodată cu exactitate ce ai pe stoc și ce nu. Estimările pentru aprovizionare se bazează pe instinct și nu pe date.

– Ai un sistem informatic de contabilitate-gestiune dezvoltat in-house/intern care depinde de o singură persoană sau de o firmă care este foarte mică.

– Apar, dispar sau se modifică informații fără nicio explicație. Pentru a descoperi cine a operat un document ai nevoie de calități de detectiv.

– Nu știi dacă sunt respectate procesele și procedurile de către oameni. Multe activități simple durează foarte mult, iar oamenii introduc și prelucrează de mai multe ori aceleași date.

– În acest moment nu folosești niciun sistem informatic care să te ajute să îți gestionezi mai ușor și mai corect afacerea.

Componentele unui sistem ERP: module și funcționalități

Cele mai importante și utile module ERP sunt:

Gestiune stocuri – asigură managementul și monitorizarea în timp real a inventarului, dar și corectitudinea cantității stocurilor de produse din multiple gestiuni. Sistemele ERP mai avansate permit crearea mai multor tipuri de gestiuni pe o firmă sau chiar administrarea gestiunilor mai multor firme dintr-o singură aplicație ERP.

Contabilitate – modul necesar pentru evidența financiar-contabilă, care ajută la automatizarea operațiunilor contabile precum obținerea declarațiilor sau a rapoartelor contabile care sunt obligatorii din punct de vedere legislativ.

Salarizare – oferă suport pentru calculul salarial ținând cont de multiple variabile precum pontaje, concedii, tipul contractului de muncă (CIM), impozite și contribuții (CAS, CASS), bonusuri, deduceri, bonuri de masă. Totodată un modul bun de salarii permite obținerea de rapoarte cu privire la personal, dar și depunerea D112 într-un mod corect. Uneori mai poartă denumirea de Payroll sau modul de Resurse Umane.

Producție – permite planificarea și urmărirea producție. Această trasabilitate e utilă pentru a urmări comenzile de producție, cantitatea de materie primă utilizată conform rețetelor de producție, bonuri de intrare sau de consum, diferite rapoarte de producție etc.

Imobilizări – util pentru evidența mijloacelor fixe și calculul amortizării. Practic acest modul este un instrument care permite urmărirea operațiunilor financiare ce țin de obiecte de patrimoniu, precum mijloacele fixe și obiectele de inventar, toate aceste operațiuni fiind automat înregistrate în contabilitate.

Comenzi furnizori – modulul e util pentru a aproxima cu o exactitate sporită cantitatea de produse / stocuri care trebuie comandate la furnizori, pentru a nu bloca degeaba banii în stocuri prea mari. Prin intermediul acestei componente, ERP-ul ține cont de datele istorice de vânzări, cererea de produse sau sezonalitate pentru a propune cantități optime de stocuri care să se afle în depozit sau pe rafturile magazinului.

Aprovizionare – oferă capacitatea de a optimiza eficient lanțul și necesarul de aprovizionare.

Vânzări – asigură abilitatea de a organiza și urmări în mod integrat vânzările, discount-urile, dar și trasabilitatea documentelor necesare pentru a încheia o vânzare.

Facturare – se ocupă de înregistrarea și crearea documentelor ce țin de facturare (proforme, facturi, avize etc.). În unele ERP-uri facturile pot fi personalizate cu logo-urile companiilor sau cu alte elemente, care asigură o imagine de calitate a brand-ului companiei tale.

Încasări – Plăți – asigură controlul asupra cash-flow-ului prin urmărirea situației facturilor restante, scadențele facturilor de la clienți și furnizori, dar și monitorizarea clienților care sunt rău-platnici.

Servicii – facilitează desfășurarea activităților firmelor care oferă servicii, service pentru reparații cu sau fără garanție și ajută la generarea documentației necesare.

Administrare – permite accesul la diferite module din ERP pe baza drepturilor de acces, customizarea rapoartelor manageriale în funcție de propriile preferințe, realizarea procesului de back-up al bazei de date etc.

Centre de cost – ajută la înțelegerea rapidă a modului în care se repartizează costurile și profiturile pe fiecare departament sau punct de lucru pentru a-i ajuta pe manageri să afle ce e profitabil sau nu în activitatea companiei lor.

CRM – unele platforme ERP au și modul de CRM (Customer Relationship Management) care, după cum îi spune și numele, se ocupă de managementul relațiilor cu clienții. Mai exact, acolo se introduc toate datele despre clienți, interacțiunile cu ei, se programează task-uri, notificări, alerte etc.

BI – la fel ca și în cazul de mai sus, există atât soluții de tip Business Intelligence distincte, care funcționează prin interfațare cu alte ERP-uri, dar și module BI dedicate unui ERP, care funcționează doar cu acel ERP. Un modul BI transformă modul în care te uiți la date și la rapoarte fiindcă îți permite să treci de la o analiză de tip tabelar, la una grafică și interactivă, care îți permite să faci o analiză mai rapidă și  mai avansată.

WMS – un modul ERP care îndeplinește funcționalitățile unui Warehouse Management System este mai ieftin decât o aplicație distinctă care trebuie integrată. Astfel prin strânsa legătură dintre ERP și WMS, companiile reușesc să își asigure o trasabilitate și un management de calitate al stocurilor și a activității operatorilor din depozit.

Nomenclatoare –înregistrează date despre terți/parteneri, gestiuni sau produse.

Rapoarte – generează rapoarte personalizate pentru fiecare department al firmei.

EDI – automatizează și programează schimbul de date și de documente precum proforme și facturi între furnizori / distribuitori și clienții finali, în special marii retaileri locali (Dedeman) sau IKA (Carrefour, Mega Image, Kaufland etc.).

Notificări – trimite către clienți, direct din ERP, în mod automat informații, documente (facturi, garanții, rapoarte etc.).

Interfețe – un modul de acest tip interfațează / conectează, automatizează și programează schimbul de date dintre diferite aplicații și ERP. Practic permite integrarea ERP-ului cu un e-Shop, cu un sistem de management al activității din depozit (WMS), cu soluții Business Intelligence utile pentru analiza de business a rapoartelor grafice, actualizate în timp real, POS, EDI, soluții pentru automatizarea activității agenților de distribuție, vânzări și merchandising care activează pe teren (SFA), CRM etc.

Multe companii vor să ştie pur şi simplu: – Care este cel mai bun sistem ERP?

Nu există un singur sau un simplu răspuns la această întrebare. Deşi cele mai multe soluţii ERP pentru companiile de producţie conţin funcţionalităţi, caracteristici şi capacităţi similare, ele variază în profunzime, complexitate, preţ, tehnologie, precum şi aplicabilitate pe anumite industrii.

Unele soluţii ERP sunt proiectate pentru a fi flexibile şi adaptabile într-o gamă largă de medii de industrie, în timp ce altele sunt orientate pe anumite nişe – de asamblare sau de alimente şi băuturi, de exemplu.

Concluzie: Asigură-te că ai toate informaţiile necesare luării deciziei corecte! Află despre punctele cheie de care ar trebui să ţii cont în alegerea furnizorului tău de ERP.

Aici poți găsi câțiva furnizori de soluții și sisteme ERP: http://www.comunitateaerp.ro/furnizori/