Evaluarea performanțelor în organizații – KPIs

În prezent, tot mai multe firme se confruntă cu necesitatea creșterii productivitații muncii și pentru aceasta dispun de posibilități limitate. Una dintre cele mai puțin exploatate căi de creștere a productivității este îmbunătațirea performanței umane.

În general pentru analiza eficienței unei acțiuni se compară rezultatele obținute cu efortul depus. Această comparație este valabilă și în cazul resurselor umane, cu atât mai mult cu cât acest element esențial în obținerea rezultatelor reprezintă o sursă de costuri deosebit de importantă, afirmă R.Mathis și colab. în lucrarea lor “Managementul resurselor umane”.

Performanțele individuale se analizează plecând de la rezultatele obținute de un salariat, un grup, departament sau organizație. Aceste rezultate se exprimă prin valoarea adaugat a produsului, prin valoarea suplimentară dată serviciului sau prin îmbunătățirea acțiunii asupra mediului.

Productivitatea individuală se poate exprima prin unități fizice sau valorice. Exprimarea în unități fizice se face ca raport dintre rezultate și timpul consacrat obținerii lor, iar exprimarea în unități valorice exprimă eficiența totală, dar nu poate stabili factorii de influență, iar modificarea prețurilor poate conduce la deformarea rezultatelor.

Măsurarea performanței include practici care se referă la identificarea, monitorizarea și comunicarea rezultatelor de performanță prin folosirea indicatorilor de performanță. 

Măsurarea performanței nu este un concept nou, fiind folosit încă din timpuri străvechi, Protagoras din Abdera (480 B.C. – 410 B.C. ) afirmând că:

„Omul este măsura tuturor lucrurilor”

Ce sunt indicatorii de performanță ?

De-a lungul timpului, folosirea indicatorilor de performanță a evoluat în mod natural, la momentul actual existând o arie largă de resurse pentru selecția indicatorilor de performanță. Alegerea termenilor – măsuri de performanță, indicatori de performanță sau Indicatori Cheie de Performanță (KPI) – este de obicei interschimbabilă. Pentru unii practicieni, diferențierea este irelevantă, atât timp cât rezultatele dorite sunt atinse. Cu toate acestea, la nivel conceptual, pot fi făcute anumite distincții.

Măsuri de performană – Indicatori de performanță

Măsurile de performanță și indicatorii de Performanțăta sunt termeni generici care reflectă aspectul cantitativ prin care obiectivele sunt definite și performanța este evaluată și comparată. Aceștia sprijină evaluarea atingerii unui rezultat, fiind componenta măsurabilă a performanței organizației. Indicatorii de performanță nu sunt Indicatori Cheie de Performanță până câd nu sunt selectați și aplicați ca fiind cheie unei arii, unui proces sau inițiativă.

Caracteristicile indicatorilor de performanță:

• Sunt factori care tind să indice sănătatea, progresul și / sau succesul unui proiect, proces sau domeniu de livrare a serviciilor;
• Foarte des sunt orientați spre procese;
• Se concentrează pe resurse și procese de natură să conducă la obținerea unor rezultate de succes;
• De obicei sunt formulări scurte, concentrate, relevante, măsurabile, repetabile ale factorilor cheie de succes.

Indicatori Cheie de Performanță (KPIs)

Indicatorii Cheie de Performanță sunt instrumente folosite în managementul performanței ce monitorizează performanța la nivelul ariilor cheie ale organizației, arii absolut critice pentru succesul și creșterea afacerii. Dezvoltarea și folosirea acestor indicatori ar trebui să ofere bazele unei analize a performanței actuale a organizaăiei, a cerinăelor viitoare și a strategiilor de imbunătățire necesare pentru menținerea succesului. În general, Indicatorii Cheie de Performanță sunt asociați cu sistemul de măsurare, monitorizare și evaluare a Performanței, prin instrumente precum Balanced Scorecard.

Măsurarea performanței poate fi realizată pentru o varietate de motive:

Pentru perspectivă: sănătatea, progresul și / sau succesul unui proiect, proces sau domeniu de livrare a serviciilor;
Pentru orientare: KPIs sunt specifici, relevanți, măsurabili, repetabili și consistenți;
Pentru evaluare: măsurarea factorilor critici de succes;
Pentru Management: sprijină procesul de luare a deciziilor în cadrul managementului peformanței;
Pentru implementarea strategiei: KPIs creează o legatură puternică între strategie și inițiative / activități.

Simmons (2010) privește măsurarea performanței organizaționale ca fiind un instrument folosit pentru a echilibra cinci tensiuni majore care pot exista într-o organizație:

• Echilibrul între profit, creștere și control;
• Echilibrul între rezultatele pe termen scurt și crearea de capabilități pe termen lung și de oportunități de creștere;
• Echilibrul la nivel de așteptări ale diferitelor grupuri organizaționale;
• Echilibrul între oportunități și atenție;
• Echilibrarea rațiunilor comportamentului uman.

Obiectivele evaluării performanţelor:

Obiectivele evaluării performanțelor privesc întreaga organizaţie, evidenţiind cele mai importante activităţi ale managementului resurselor umane: stabilirea recompenselor, suport motivaţional al angajaţilor, pregătirea profesională, promovarea, planificarea necesarului de resurse umane, menţinere – concediere, feed-back – ul performanţei etc.

Aceste obiective sunt sau ar trebui să fie „S.M.A.R.T.”:

Importanţa acordată diferitelor obiective diferă de la o organizaţie la alta şi depinde de perspectiva din care sunt formulate, astfel:

1. Motivarea subordonaţilor prin recunoaşterea realizărilor lor şi acordarea de suport psihic în problemele asociate muncii depuse;

2. Întărirea relaţiilor interpersonale manager – subordonat;

3. Obţinerea de date pentru luarea unor decizii şi crearea contextului pentru comunicarea acestor decizii;

4. Sfătuirea şi îndrumarea angajaţilor în vederea îmbunătăţirii activităţii lor;

5. Discutarea oportunităţilor oferite de către organizaţie angajaţilor şi planificarea carierei profesionale a acestora;

6. Diagnosticarea problemelor individuale şi, implicit, organizaţionale;

7. Acordarea de feed-back, astfel ca angajaţii să-şi conştientizeze performanţele obţinute faţă de standardele prestabilite şi faţă de ce se aşteaptă de la ei.

Sistemul de evaluare asigură legătura dintre recompensa pe care un salariat speră să o obţină şi productivitatea pe care o realizează, succesiunea normală fiind: productivitate – recompensă. Dacă unul dintre aceste elemente lipseşte sau este incorect definit, atunci angajaţii nu mai primesc recompensele pe care le merită. Evaluarea performanţelor permite acordarea măririlor de salarii pe bază de merite ţi nu în funcţie de vechime.

Managerul are drept rol asigurarea unei evaluări a subordonaţilor cât mai corectă, comparând niveluri diferite de performanţă. Însă, foarte puţini dintre salariaţi observă legătura dintre nivelul performanţelor lor şi mărimea salariului pe care îl primesc.

Cu toate că evaluarea performanţelor nu evidenţiază nivelul salariului în mod direct, este o sursă primară de informaţii despre salariaţii care au rezultate bune şi despre sectoarele în care se pot aduce îmbunătăţiri.

De asemenea, evaluarea performanţelor permite depistarea slăbiciunilor, a potenţialului şi a nevoilor de pregătire profesională ale salariaţilor. În acelaşi timp, salariaţii sunt informaţi despre progresele înregistrate şi deprinderile pe care ei trebuie să le aibă pentru a beneficia de creşterea salariului sau de promovarea în funcţie. În multe dintre situaţii, salariaţii nu ştiu cum ar putea să-şi îmbunătăţească performanţele, această sarcină revenind managerilor. Rolul managerilor este asemănător cu cel al unui antrenor care trebuie să “recompenseze” performanţele deosebite prin recunoaşterea lor, să explice ce îmbunătăţiri se pot aduce, cum ar fi posibil de efectuat şi în ce domenii.

Prin urmare, putem concluziona că obiectivele evaluării performanţelor sunt relevante atât pentru comportamentul individual, cât şi pentru comportamentul organizaţional. În practică, între obiectivele organizaţionale şi cele individuale există o condiţionare reciprocă. Astfel, pentru a defini cât mai precis obiectivele procesului de evaluare este necesară înţelegerea gradului de complexitate al acestora, atât la nivel organizaţional, cât şi la nivel individual.

Pentru ca managementul  performanței să funcționeze în mod optim într-un departament, trebuie identificate obiectivele și funcțiile care trebuie îndeplinite de către această echipă în concordanță cu strategia organizației. Apoi, se aleg cei mai reprezentativi și relevanți indicatori cheie de performanță pentru obiectivele alese de comun acord.  

Având în vedere varietatea de obligații pe care un departament de HR le-ar putea avea în cadrul unei organizații, poate fi identificată o serie de KPIs pentru fiecare arie de obligații. Cele 8 arii de obligații prezentate mai jos acoperă cele mai importante funcții ale departamentului de HR.

• Indicatorii Cheie de Performanță legați de mediul de lucru se concentrează pe consolidarea unui mediu de lucru productiv, care profită de potențialul forței de muncă;
• Indicatorii Cheie de Performanță pentru forța de muncă fac referire la faptul ca acest grup este o parte integrată din întregul sistem de management al performanței; 
• Indicatorii Cheie de Performanță pentru dezvoltarea talentului (Talent Development KPIs) se concentrează pe maximizarea potențialului capitalului uman în procesul de dezvoltare și creștere al organizației;
• Indicatorii Cheie de Performanță care vizează Compensațiile și Beneficiile capitalizează valoarea oferită de sistemele de recompensă;
• Indicatorii Cheie de Performanță din sectorul de servicii livrate reflectă responsabilitățile diviziei de HR; 
• Indicatorii Cheie de Performanță pentru Eficiență și Eficacitate pot fi folosite pentru măsurarea productivității; 
• Indicatorii Cheie de Performanță setați pentru procesul de recrutare reflectă eficacitatea generală a acestui process;
• Indicatorii Cheie de Performanță legați de retenția angajaților subliniază satisfacția angajaților, inclusiv implicarea lor în organizație și rata de pierdere a angajaților;

Ce criterii pot fi luate în considerare în procesul de evaluare a performanței

Pentru un proces de evaluare corect și eficient este necesar să fie stabilite de la bun început criteriile de evaluare. Iată care pot fi principalii indicatori de performanță:

• atribuțiile din fișa postului și modul în care acestea au fost îndeplinite;
• câte obiective au fost îndeplinite;
• cunoștințele și experiența acumulată;
• productivitatea și calitatea muncii;
• dacă sunt folosite în mod eficient resursele pe care angajatul le are la dispoziție;
• capacitatea de a lucra în echipă sau independent și dacă angajatul are nevoie de ajutor în mod constant din cauza lipsei de experiență;
• abilitățile privind planificarea și organizarea timpului de lucru;
• asumarea responsabilității pentru activitățile efectuate;
• calități interpersonale, precum modul de comunicare, verbală și în scris, cu colegii și cu managerii, dar și in relația cu clienții;
• timpul petrecut la locul de muncă și activitățile efectuate în timpul orelor de muncă;
• participarea la programe de training și rezultatele obținute;
• abilitățile de luare a deciziilor și modul de rezolvare a problemelor;
• abilitățile de delegare a sarcinilor și de implementare a obiectivelor;
• creativitate și implicare proactivă în activitățile de la locul de muncă.

Care sunt avantajele procesului de evaluare a performanței

Un proces de evaluare a performanței poate să aducă avantaje atât pentru angajator, cât și pentru angajați, doar dacă este efectuat într-un mod eficient și corect. Iată care sunt avantajele procesului de evaluare:

• stimulează dezvoltarea angajaților;
• poate deschide perspective de promovare;
• poate întări încrederea angajatului în propriile forțe;
• crește motivația și satisfacția față de activitățile desfășurate de angajat;
• îi ajută pe angajați să treacă peste probleme și să învețe din greșeli;
• poate identifica potențialul fiecărui angajat;
• este o metodă de recunoaștere a abilităților și performanțelor angajaților;
• stimulează creșterea performanțelor individuale, dar și la nivelul organizației;
• consolidează relațiile dintre angajaț si manageri.

Este important de menționat că un raport de evaluare a performanțelor nu trebuie să fie doar o simplă fișă care să stabilească eșecurile angajaților. Un specialist în resurse umante trebuie să urmarească atât punctele forte, cât și punctele slabe ale fiecărui angajat și să își creeze o imagine clară despre abilitățile și motivația acestora.

Raportul final trebuie prezentat angajatorului, care va stabili ce măsuri trebuie luate pentru a îmbunătăți performanțele propriilor angajați. Chiar dacă evaluarea performanței poate fi un instrument care deschide perspective de promovare, trebuie avut în vedere faptul că angajatul poate fi concediat în urma evaluării.

Conform Codului Muncii, angajatorul are dreptul să dispună concedierea unui angajat din motive de necorespundere profesională, însă numai după evaluarea performanței angajatului în prealabil.

Voi cum faceți Evaluarea Performanțelor angajaților?

Scrie-ne la:  contact@conceptahr.ro să afli cum te putem ajuta în evaluarea performanțelor din organizația ta sau cere o ofertă.