15 tehnici și „instrumente” pentru un Management eficient
Cum poți să devii un manager eficient?
La o astfel de întrebare simplă, răspunsul este unul foarte complex. Să fii un bun manager reprezintă o provocare incredibil de dificilă pentru extrem de mulți profesioniști.
Acum aproape o sută de ani, autorul care a pus bazele managementului ştiinţific, Frederick Taylor postula principiul “Evidenţa strictă a timpului şi normarea muncii”, făcând un pas uriaş spre creşterea eficienţei în organizaţie. Managementul înseamnă conducerea eficientă şi eficace a unei activităţi. Din perspectiva aceasta, managerul nu poate face afaceri profitabile pentru firma de care răspunde dacă nu ştie să gestioneze eficient resursele.
Six Sigma, 5S, Delphi, Ishikawa, Pareto, SWAT, GANTT și multe alte astfel de denumiri vă spun, cu siguranță, multe lucruri. Dacă nu le-ați folosit până acum, a venit momentul să le aprofundați, să le adaptați specificului organizației și să le puneți la treabă.
1. Analiza PESTLE este un instrument strategic de studiu al principalilor factori care pot influența activitatea unei firme sau organizații, din exteriorul acesteia. Acronimul PESTLE provine de la factorii: politic, economic, social și tehnologic, iar ulterior au mai fost adăugați factorii legal și de mediu (environmental, ecological), iar în ultimii ani se discută introducerea factorului etic și demografic.
Acest instrument este util de aplicat în momentul în care se creează strategia firmei pe unul sau mai mulți ani sau se discută oportunitatea deschiderii unei noi entități, intrarea pe o piață nouă, etc.
Pentru inițierea unei afaceri, este esențială o analiză a resurselor și a pieței pe care doriți să o accesați. Trebuie să calculați riscurile și beneficiile sau, cel puțin, trebuie să faceți un studiu de piață. Prin analiza PESTLE, o companie își poate studia mediul pentru a-șistabili punctele forte și punctele slabe.
Analiza PESTLE este eficace pe două paliere:
macro – la nivel de industrie, țară, cultură, ideologii și factori demografici, legislativi, mediu;
micro – relevant pentru situația particulară a firmei care poate cuprinde clienți și furnizori, locație și tehnologii specifice.
2. Sistemul 5 S este o metodă originară din Japonia pentru organizarea, curăţarea, dezvoltarea şi susţinerea unui loc de muncă productiv.
5S stă la baza oricărui proces de îmbunătăţire şi are ca obiective:
Eliminarea risipei ce rezultă din procesele necontrolate;
Un control mai bun asupra amplasării echipamentelor, materialelor şi a altor bunuri de inventar;
Aplicarea tehnicilor de control pentru evitarea deteriorării îmbunătăţirilor câştigate anterior;
Standardizarea îmbunătăţirilor pentru menţinerea parametrilor proceselor critice.
Beneficiile implementării 5S:
Siguranţa Muncii;
Reducerea nivelului de stocuri;
Îmbunătăţirea calităţii;
Creşterea moralului angajaţilor;
3. Metodologia Agile este mai degrabă o filozofie, un mod de a abordare. Dacă ar fi să dăm o definiție, am putea spune că Agile este un set de valori și principii și presupune livrarea unui produs bun către client, folosind un mod de lucru adaptiv, incremental și iterativ, de către echipe cross-funcționale și auto-organizate. Prin urmare, Agile, după cum îi spune și numele, este o abordare de management care favorizează schimbarea, mai degrabă decât planificarea metodică și funcționează după câteva principii care ne sugerează cum să abordăm proiectele pentru un maxim de eficiență și rapiditate.
Beneficiile utilizării metodologiei Agile:
- Adaptabilitate – caracteristica fundamentală a metodologiei Agile este aceea că echipa care o utilizează poate face față cu ușurință schimbărilor constante de pe parcursul unui proiect. Includerea reprezentantului clientului în echipă permite ajustarea ușoară la noile lui cerințe și schimbarea rapidă a priorităților.
- Termene de livrare – pentru o echipă care folosește metodologia Agile livrarea la timp nu este o preocupare. Produsul ar trebui să fie livrabil și stabil la finalul fiecărui sprint încheiat.
- Calitatea produsului livrat – în cazul utilizării metodologiei Agile, calitatea produsului este crescută întrucât acesta a trecut prin mai multe faze de testare completă până la momentul livrării.
- Predictibilitate – este unul din atuurile importante ale utilizării metodologiei Agile. Predictibilitatea este crescută sincronic, deoarece în orice moment al proiectului se știe ce funcționalități existau la finalul sprint-ului anterior și, cu o precizie crescută, cele care vor fi adăugate pe parcursul sprint-ului curent.
4. Metodologia Six Sigma (DMAIC) a fost inițiată de compania Motorola la începutul anilor 1980 ca răspuns la provocarea conducerii corporației pentru reducerea de zece ori a nivelurilor de defecte în termen de 5 ani. Six Sigma (care reprezintǎ deviația standard în statisticǎ) este o metodologie de management care vizează creșterea calității produselor prin determinarea și înlăturarea cauzelor defectelor și a variabilității proceselor ( potențiale sau detectate), astfel încât să se asigure satisfacția clientului.
Avantaje și rezultatele dovedite ale proiectelor Six Sigma sunt diverse:
- Reducerea costurilor;
- Îmbunătățirea productivității;
- Creșterea cotei de piață;
- Fidelizarea clienților;
- Reducerea timpilor de ciclu de execuție;
- Reducerea defectelor;
- Schimbarea culturii organizaționale;
- Reducerea timpului pentru lansarea pe piață a unui nou produs / serviciu.
5. Analiza SWOT reprezintă prima etapă în dezvoltarea unei idei, ca să aveți o privire clară asupra ceea ce doriți să dezvoltați.
SWOT este acronimul pentru patru indicatori descriptivi ai unei afaceri: Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats, în limba română fiind vorba despre Puncte tari, Puncte slabe, Oportunităţi și Ameninţări.
O analiză SWOT vă impune să vă uitați la potențialul afacerii, fie că sunteți abia la început, fie că vreți să treceți la următorul nivel. Aceasta vă oferă o perspectivă de ansamblu nu doar asupra performanței companiei la momentul actual, ci și la modul în care s-ar putea desfășura lucrurile pentru o săptămână sau chiar peste un an.
Așadar, analiza SWOT este o tehnică de evaluare a performanței, a concurenței, a riscului și a potențialului unei afaceri în ansamblu, precum și o parte a unei afaceri. Pentru o analiză calitativă, este nevoie să fie puse întrebările corespunzătoare.
Puncte tari:
- La ce suntem buni? Care este avantajul nostru competitiv?
- Ce resurse avem la dispoziție?
Puncte slabe:
- Ce nu ne iese bine? Ce fac competitorii noștri mai bine decât noi?
- Ce îi nemulțumește pe clienții noștri?
Oportunităţi:
- Cât de avantajoase sunt pentru noi schimbările din piață?
- Care sunt oportunitățile de care nu am profitat încă?
Ameninţări:
- Cine sunt competitorii noștri? Care sunt schimbările care ar putea avea un impact negativ asupra afacerii noastre?
6. Cadranul priorităților sau Matricea priorităţilor constituie o metodă care dezvoltă abilităţile necesare unei abordări critice, presupunând selectarea şi clasificarea competenţelor vizate pentru o etapă de activitate propusă. Metoda realizează un feed–back între proiect şi situaţia reală de la un moment dat, oferind şi posibilitatea a unei diagnoze schematice. Pentru a o putea utiliza, se împarte o pagină în patru cadrane numerotate, urmând ca în fiecare să fie notate activităţile impuse fie de tema zilei, fie de o perioadă mai mare, la care se pot anexa informaţiile adiționale şi paşii utili.
Matricea priorităților este o diagramă simplă, utilă în determinarea priorităților, pentru a obține un randament ridicat. Pentru a folosi timpul, energia și talentul echipei în mod eficient, vom identifica activitățile importante sau urgente, precum și pe cele care trebuie delegate sau evitate.
Cadranul I este cadranul necesităţii care ne solicită frecvent.
Cadranul II este cadranul eficacităţii.
Cadranul III ascunde activităţi înşelătoare de multe ori.
Cadranul IV include domeniul risipei şi al exceselor, al actelor de evadare.
Concluzia este că nu trebuie să mai petrecem mult timp în cadranele III şi IV, deci este bine să nu mai răspundem tuturor solicitărilor, multe fiind inutile.
7. Metoda Delphi sau tehnica Delphi se caracterizează printr-un dialog permanent, cu caracter de dezbatere, între două grupuri de persoane (inițiatorii și panelul), cu scopul de a adopta anumite decizii. În esență, tehnica constă în obținerea părerilor unor specialiști în legătură cu problema pusă în discuție.
Metoda Delphi ajută grupul să ajungă la un consens fără influența unor membri cu personalități puternice din grup și fără tendința de grăbi luarea unei decizii la sfârșitul întâlnirii.
Este o variantă structurată a sondajelor tradiționale și este, de obicei, utilizată în prognoză. În cadrul acestei metode, un chestionar este trimis către un grup de experți. Administratorii cumulează rezultatele și trimit un al doilea chestionar, cu rezultatele primei runde.
Câteva runde de chestionare și feedback-uri îi ajută pe respondenți să ajungă la un consens cu privire la problema dezbătută. Organizatorii metodei Delphi iau o decizie bazată pe rezultatele rundelor.
In aplicarea tehnicii Delphi se parcurg trei etape: pregătirea și lansarea reuniunii, desfășurarea reuniunii, prelucrarea datelor obținute.
8. Diagrama Ishikawa este un instrument grafic folosit pentru a explora şi prezenta păreri în legătură cu cauzele de variaţie a unui proces. Mai poartă denumirea de diagramă cauză-efect sau diagrama “os de peşte” întrucât seamănă cu scheletul unui pește. Se realizează în grup, prin procesul de brainstorming şi este utilizată pentru identificarea cauzelor de bază ale unor probleme. Această funcţie explică de ce instrumentul de faţă este cunoscut şi sub denumirea de diagramă cauză-efect.
Într-o diagramă tipică, problema ce trebuie rezolvată este notată în ,,capul” peştelui, apoi sunt înşirate cauzele, de-a lungul ,,oaselor” şi împărţite pe categorii. Cauzele suplimentare pot fi adăugate pe noi ramificaţii.
ETAPE:
1. Definirea problemei – sub forma unei întrebari “DE CE..?” (de ex. “de ce este fluctuația de persona; așa mare pe poziția X?”) – notează problema în ,,capul” peștelui.
2. Construirea “scheletului” – Identificați cauzele potențiale și grupați-le în categorii principale (exemplu: echipamente, proceduri, personal, management ).
3. Analizarea informațiilor – evaluează fiecare cauză majoră și potențialele cauze detaliate asociate cu aceasta.
4. Plan de acțiune – creazț un plan de acțiuni pentru rezolvarea cauzei încercuite.
9. Diagrama (graficul) GANTT este o reprezentare grafică a duratei unei sarcini în timpul progresiei timpului. Ca să fie mai pe întelesul tuturor, ne arată cât timp ne ia sa facem un anumit lucru. Diagrama Gantt este un instrument frecvent utilizat în managementul proiectelor.
O diagramă GANTT este o matrice. Ea este construită cu o axă orizontală ce reprezintă durata totală a timpului proiectului, împarțită apoi în părți (zile, săptămâni, luni) și o axă verticală reprezentând sarcinile ce alcătuiesc proiectul analizat.
O diagramă GANTT mai include:
- Repere: puncte de verificare importante sau obiective intermediare pentru un proiect;
- Resurse: pentru proiectele de echipă, ajută să existe o coloana adițională în care să fie menționat responsabilul pentru o anumită sarcină, precum și resursele alocate acelei sarcini;
- Status: progresul proiectului se completeazi proporțional cu cantitatea de muncă depusă și rezultatele obținute în raport cu trecerea timpului alocat sarcinii respective;
- Dependințe: se menționează de care activități depinde o anumită activitate din cadrul proiectului.
10. Diagrama radar nu este altceva decât un grafic de tip radar în Excel. În diagramele de tip radar, fiecare categorie este reprezentată pe o axă proprie care pornește („radiazã”) dintr-un punct aflat la centru. Liniile unesc valorile unei serii. Acest tip de diagrame se utilizează îndeosebi la comparații și pot avea diferite forme: romb, cerc etc.
O diagramă radar compară valorile a trei sau mai multe variabile relative la un punct central. Este util atunci când nu puteți compara direct variabilele și este deosebit de avantajos pentru vizualizarea analizei performanței sau a datelor din sondaj.
Graficele radar sunt potrivite în principal pentru a arăta în mod izbitor valorile superioare și obișnuite, sau atunci când un grafic este mai mare în fiecare variabilă decât alta, și este utilizat în principal pentru măsurători ordinale – unde fiecare variabilă corespunde „mai bine” în anumite privințe și toate variabilele la aceeași scară.
Graficele radar sunt utile pentru seturi de date multivariate de dimensiuni mici până la moderate . Slăbiciunea lor principală este că eficiența lor este limitată la seturi de date cu mai puțin de câteva sute de puncte.
Dacă nu ai folosit până acum acest tip de dragramă sau grafic, poți aprofunda cu ajutorul următorului articol.
11. Evaluarea prin feedback 360º reprezintă o abordare modernă a conceptului tradițional de evaluare profesională a angajaților. După cum sugerează însăși denumirea, feedbackul la 360 de grade înseamnă evaluare „în cerc”, spre deosebire de clasicul „feedback ascendent”, prin care subordonații evaluează performanța managerului.
Feedbackul la 360º de grade s-a dovedit un instrument eficient de management al talentelor, care ajută la identificarea angajaților cu potențial ridicat și la dezvoltarea acestora pentru viitoare roluri în cadrul organizației.
Investiția într-o soluție de management al talentelor vine cu o sumă de beneficii pentru organizația dumneavoastră. Identificarea și cultivarea punctelor-forte individuale pot transforma chiar șsi un angajat obișnuit într-un as al performanțtei.
Angajații de top produc de două ori mai mult venit decât angajații medii și, în plus, sunt mai fideli companiilor lor.
Un proiect de feedback la 360º de grade nu este însă ușor de implementat la nivelul unei organizații. Să ne gândim numai la diversitatea părților implicate în proces. Există mai mulți factori care trebuie luați în considerare în prealabil și pe parcursul unei inițiative de Evaluare prin feedback la 360º.
Scrie-ne la: contact@conceptahr.ro să afli cum te putem ajuta în evaluarea prin feedback 360º în organizația ta sau cere o ofertă.
12. Poka Yoke este un instrument al calităţii inventat şi implementat de inginerul japonez Shingo Shigeo (Dudek-Burlikowska and Szewieczek, 2009). Prin traducerea celor două cuvinte japoneze „Poka” – greşeală şi „Yoke” – a evita, se ajunge la traducerea metodei „Poka Yoke” (Shimbun, 1988). De aceea această metodă se mai regăseşte şi sub denumirea de „ZQC” (Zero Quality Control), „error proofing” sau „mistake proofing”.
Scopul acestui instrument este de a elimina defectele unui produs prin prevenirea şi corecţia cât mai rapidă a erorilor. Poka Yoke reprezintă o metodă de identificare a defectelor simplă, robustă şi uşor de implementat.
Pentru a înțelege POKA YOKE, trebuie să facem, mai întâi, diferență între erori și defecte. Aceste două sintagme sunt diferite:
Erorile reprezintă orice deviație de la un proces de fabricare specific. Erorile pot fi realizate de mașinării sau oameni și pot fi provocate de erori anterioare. Nu toate erorile sunt concretizate în defecte, dar toate defectele sunt create de erori. Asta înseamnă că, atât timp cât erorile pot fi prevenite, defectele pot fi evitate.
Defectele sunt rezultatul oricărei deviații de la specificațiile unui produs care poate duce la nemulțumirea clientului.
Totuşi trebuie înţeles că Poka Yoke este o metodologie specifică de îmbunătăţire continuă, şi nu o metodă ce se aplică spontan şi punctual, atunci cînd ne lovim accidental de o problemă în viaţa de zi cu zi.
13. Diagrama Pareto este o diagramă de bare combinată cu un grafic cumulativ. Barele sunt ordonate descrescător şi prin înălţimea lor reflectă frecvenţa sau impactul unei anumite probleme. Graficul cumulativ arată care este contribuţia procentuală a barelor.
Diagrama poartă numele inginerului, sociologului, filozofului şi economistului italian Vilfredo Pareto, care a introdus această distribuție către sfârşitul secolului XIX. El a formulat principiul 80/20, al distribuţiilor dezechilibrate, care postulează că 80% din efecte sunt generate de 20% din cauze.
1. Stabilirea elementelor de studiat şi culegerea datelor;
2. Calcularea frecvenţelor cumulate şi tabelarea datelor;
3. Trasarea graficului de bare (pentru fiecare defect se construieşte o bară de înălţime corespunzătoare frecvenţei defectului);
4. Trasarea liniei numerelor (frecvenţelor) cumulate;
5. Trasarea unei scări procentuale pe verticală, in extrema dreaptă a diagonalei.
Concluzie:
Diagramele Pareto sunt foarte utile în situațiile în care vrem să decidem care problemă trebuie rezolvată cu prioritate.
14. Rolurile Belbin și metodologia Belbin se bazează pe teoria conform căreia diferența dintre succes și eșec din cadrul unei echipe nu depinde de factori precum intelectul, ci mai degrabă de comportamentele pe care le manifestă membrii echipei. De-a lungul timpului au fost observate echipe care au avut succes și echipe care au eșuat. Cercetările nu au identificat nici o legătură directă cu inteligența sau experiența profesională a membrilor echipei, ci o legătură cu modul în care s-au comportat membrii echipei. Astfel, s-au identificat 9 tipuri de comportamente, denumite „Roluri de echipă” care au contribuții diferite în echipă. Un Rol de Echipă este definit ca „o tendință de a se comporta, contribui și interrelaționa cu ceilalți într-un anumit mod.”
Cele nouă roluri de echipă au fost grupate în trei categorii: roluri orientate către acţiune, roluri orientate către relaţii şi roluri cerebrale. Modelul acestor trei categorii de roluri se suprapune foarte bine peste modelul de descriere a unei echipe prin intermediul obiectivelor, indivizilor şi relaţiilor dintre aceştia.
Aplicarea în practică a acestor două modele ne permite să înţelegem şi să decidem asupra tipurilor de contribuţii necesare echipei conform cu situaţia concretă în care se află aceasta.
Fiecare rol are plusuri și lucruri de îmbunătățit, însă împreună cele 9 roluri creează o dinamică ce conduce către performanță. Iar echilibrul rolurilor este dat și de obiectivul echipei. Rolurile lucrează împreună bine, dar există unele care pot intra în conflict prin comportamente duse la extrem. Însă aflarea rolului fiecărui membru al echipai îți dă un răspuns legat de dinamică, îți justifică anumite comportamente și îți oferă soluții pentru conflictele apărute.
15. Histograma este o diagramă coloană care afișează date de frecvență. Histogramele sunt utilizate pentru a prezenta date despre orice, de la valori mobiliare şi mărfuri la profiturile unei companii. Graficele, tabelele şi diagramele sunt toate tipuri de histograme şi sunt utilizate pentru a oferi investitorilor o modalitate mai vizuală de a analiza informaţiile.
Cu alte cuvinte, o histogramă este reprezentarea grafică a unei distribuții de frecvențe – Df aparţinând unui un set de date – D, ce are N înregistrări numere reale.
Într-o histograma, pe axa X (axa orizontală) sunt reprezentate intervalele de valori iar pe axa Y (axa verticală) sunt reprezentate valorile frecvenţelor corespunzătoare intervalelor de valori. Astfel, pentru setul de date D din figură cu N=15 de înregistrări, definim 6 intervale de valori (0-12).
O histogramă – grafic are largi aplicații în statistică. Se pot, de asemenea, identifica tipare mai uşor cu ajutorul unei histograme, fiind astfel utilă pentru investitori în estimarea evenimentelor viitoare.
Pentru a crea o histogramă în Excel puteți să urmați pașii descriși de Microsoft Office Support.