POLITICA DE CONFIDENȚIALITATE ÎN CEEA CE PRIVEȘTE PROCESUL DE RECRUTARE ȘI SELECȚIE

(*Notă de informare pentru candidați*)

Confidențialitatea datelor dumneavoastră personale este importantă pentru noi. Această Politică de confidențialitate în ceea ce privește procesul de recrutare explică modul în care gestionăm și tratăm datele dvs. personale atunci când vă depuneți candidatura la o poziție, fie în cadrul companiei noastre, fie în cadrul organizațiilor pentru care prestăm servicii integrate de resurse umane (clienților noștri) sau in cadrul organizațiilor partenerilor noștri, cărora le oferim servicii de recrutare si selecție, evaluare, executive – search, head-hunting, etc.

1. Scopul acestei Politici de confidențialitate pentru recrutare

Această Politică de confidențialitate în ceea ce privește procesul de recrutare („Politica de confidențialitate”, „Politica”) explică modul nostru de abordare a oricăror date personale pe care le colectăm de la dvs. sau pe care le-am obținut despre dvs. de la o terță parte și scopurile pentru care prelucrăm datele dvs. personale. De asemenea, indică drepturile pe care le aveți privind prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal.

În cadrul acestei Politici folosim termenul „prelucrare” pentru a acoperi toate activitățile care implică datele dvs. personale, inclusiv colectarea, manipularea, stocarea, partajarea, accesarea, utilizarea, transferul și eliminarea datelor.

Această Politică este destinată să vă ajute în luarea deciziilor în cunoștință de cauză atunci când solicitați să lucrați la sau cu societatea Concepta Ideal Solutions – www.conceptahr.ro.

Vă rugăm să acordați puțin timp pentru a o citi și înțelege.

2. Cine suntem și ce facem 

Suntem S.C. Concepta Ideal Solutions S.R.L. (www.conceptahr.ro) cu sediul social în București, Strada Fabricii, nr. 47, sector 6, cod fiscal 30843782 , înregistrată la Registrul Comerţului sub nr. J40/12589/29.10., cont nr. RO36INGB0000999907674030, deschis la ING Bank N.V. Amsterdam – Sucursala Bucuresti, reprezentată legal prin Adriana Mihaela Popuș, în calitate de Director General.

www.conceptahr.ro oferă, în principal, servicii integrate de resurse umane, precum: recrutare si selecție, diagnoză și dezvoltare organizațională, consultanță în managementul HR, audit HR, evaluarea performanțelor, coaching, etc.

3.  Cum să ne contactați

Responsabilul nostru cu Protecţia Datelor cu Caracter Personal (DPO) este D-na Adriana Mihaela Popuș, pe care o puteţi contacta dacă aveți întrebări cu privire la această politică de confidențialitate sau doriți să vă exercitați drepturile cu privire la protecția datelor dvs. cu caracter personal, prin trimiterea unui email la contact@conceptahr.ro 

4. Ce date personale colectăm

Concepta Ideal Solutions (www.conceptahr.ro) colectează informații de la și despre candidați în legătură cu oportunitățile de angajare sau colaborare disponibile. Aceste informații pot include CV-uri, documente de identificare, fotografii, înregistrări academice, cursuri sau certificări obținute, istoric de muncă, angajare și referințe.

Concepta Ideal Solutions (www.conceptahr.ro) utilizează datele dvs. personale pentru a vă suprapune abilitățile, experiența și educația cu posturile specifice oferite. Aceste informații sunt transmise managerilor responsabili de angajare și persoanelor implicate în procesul de recrutare pentru a decide în privința invitării dvs. la un interviu. Concepta Ideal Solutions (www.conceptahr.ro) poate colecta date suplimentare de la dvs. dacă sunteți invitat la etapa de interviu (sau echivalent) și după aceea.

Concepta Ideal Solutions (www.conceptahr.ro) poate colecta date personale despre candidați din următoarele surse:

• Direct de la dvs. – de exemplu, informațiile pe care le furnizați atunci când aplicați pentru o poziție direct, prin site-ul www.conceptahr.ro sau folosind datele noastre de contact;
• De la agenții de recrutare – de exemplu, atunci când o agenție de recrutare vă indică drept potențial candidat;
• Prin intermediul surselor publice disponibile online – de exemplu, în cazul în care aveți un profil profesional publicat online relevant pentru tipul job-ului (de exemplu, pe site-ul angajatorului dvs. actual, pe o platformă de recrutare sau pe o rețea de socializare, cum ar fi Facebook, LinkedIn, etc)
• Prin recomandare – de exemplu, prin intermediul unei referințe a unui fost angajat / angajator sau al unei persoane care v-a recomandat.

a) Tipurile de date personale pe care le putem prelucra despre dvs. sunt:

• Nume & prenume;
• Adresă de domiciliu și / sau de reședință;
• Date de contact (adresă, email, telefon);
• Educație și calificări, înregistrări academice;
• Istoric în muncă (datele de activitate; angajatorii (sau similar) anteriori, denumirea și gradul posturilor ocupate, intervalul ocupării etc);
• Alte date personale conținute în CV-uri și/ sau în scrisori de intenție; acestea pot include, pe lângă datele listate la alte puncte din enumerare, fără limitare: stare civilă, copii, serviciu militar, permis de conducere, sexul, limbi cunoscute, proiecte la care ați contribuit, competențe, aptitudini și abilități, naționalitate, recomandări ale unor terțe părți, distincții, hobby-uri și altele asemenea;
• Datele personale pe care le-ați pus la dispoziție pe forumuri de angajare, LinkedIn (sau alte rețele sociale disponibile publicului – ex. Facebook) sau unor terțe părți, cum ar fi agenții / agențiile de recrutare;
• Istoricul nostru de contact cu dvs.;
• Informații referitoare la sau necesare încheierii contractului de muncă/ colaborare (date carte de identitate, remunerația/ onorariul de bază, beneficiile, bonusurile, locația, orele de lucru etc.);
• Probleme de sănătate care necesită adaptări ale mediului de lucru;
• Înregistrări audio ale interviurilor;
• Înregistrări video de interviuri;
• Note de la interviuri față în față;
• Imagini CCTV;
• Fotografie(i);
• Detalii în legătură cu înregistrările profesionale (precum calitatea de membru al organelor profesionale sau informații privind asigurarea profesională de malpraxis);
• User-ul dvs., fotografia și/sau conținutul postărilor pe rețele de socializare, alte platforme online sau aplicații și orice alte informații pe care alegeți să le faceți publice, pe care le putem afla în timpul procesului de recrutare;
• Referințe și recomandări din partea altor persoane;
• Rezultatele testelor și evaluărilor de orice tip.

b) Categoriile speciale de date:

În legătură cu activitățile noastre de recrutare, putem colecta categorii speciale de date cu caracter personal din partea candidaților cu privire la care avem o obligație prevăzută de legislația muncii în acest sens, dacă informațiile sunt relevante pentru viitorul lor mediu de lucru sau oferirea viitoare de beneficii aferente angajării sau cu acordul explicit al persoanei. De exemplu, este posibil să fie nevoie să colectăm informații despre dizabilitățile unui candidat, pentru a oferi un mediu de lucru adecvat pentru acel candidat, dacă acesta este recrutat.

În timpul procesului mai putem să surprindem și alte categorii speciale de date personale despre dvs. (de exemplu, date referitoare la originea rasială sau etnie, credințele filozofice sau religioase, apartenența la sindicate, orientarea sexuală ș.a.) atunci când au fost furnizate sau făcute publice de către dvs. sau poate fi dedus din CV-ul dvs.. Vom prelucra categorii speciale de date doar în cazul în care acest lucru este permis de legile aplicabile, dacă prelucrarea se referă la date cu caracter personal care sunt făcute publice în mod manifest de către dvs. sau am obținut consimțământul dvs. explicit.

5. Cum folosim datele personale:

Folosim datele dvs. personale pentru a vă evalua candidatura pentru orice poziții pentru care ați putea aplica in cadrul organizației Concepta Ideal Solutions (www.conceptahr.ro), poziții la nivel de angajat sau colaborator, dacă o astfel de aplicație a fost primită online, pe hârtie sau ca aplicație în persoană.

Prelucrăm datele personale pentru o serie de scopuri legate de activitățile de recrutare, iar aceasta poate include gestionarea aplicației dvs., evaluarea și screening-ul înainte de și în cursul intrării într-o relație de recrutare, de selecție, de evaluare, de angajare sau colaborare cu noi sau clienții noștri.

Prelucrăm datele dvs. personale numai în cazul în care este permis de lege pentru unul sau mai multe dintre scopurile prezentate mai jos. Nu toate scopurile prezentate mai jos vă vor fi aplicabile tot timpul.

a) Aplicație: activitățile desfășurate în cursul primirii și gestionării candidaturilor, inclusiv examinarea aplicațiilor generale sau a aplicațiilor pentru anumite posturi și prelucrarea datelor în vederea abonării dvs. la alertele noastre de poziții deschise în cadrul companiei. Aceasta poate implica prelucrarea CV-ului, a numelui, a datelor de contact, a istoricului de angajare, a calificărilor academice și profesionale, a vârstei și altor asemenea;
b) Evaluare: activitățile desfășurate în cursul evaluării candidaților pentru posturi, fie în compania noastră, fie în cadrul organizațiilor pentru care prestăm servicii dedicate de resurse umane, care pot implica prelucrarea CV-ului dvs., teste (cum ar fi teste de evaluare a capacității profesionale, a abilităților sau teste de personalitate), interviu (față în față, telefonic sau video), evaluări comportamentale (cum ar fi jocuri de rol, exerciții de grup sau prezentare);
c) Căutări de candidați: în cursul activităților noastre de căutare, putem folosi datele personale pe care le-am colectat cu privire la candidați pentru a identifica oportunitățile profesionale despre care credem că ar putea fi de interes. Este posibil să contactăm din când în când potențialii candidați cu privire la astfel de oportunități. De asemenea, este posibil să contactăm persoane fizice din când în când pentru a solicita numele sau alte date personale cu privire la potențiali candidați în cadrul unei căutări pe care o desfășurăm.

6. Temeiul legal al prelucrării

În cazul în care folosim datele dvs. personale în cadrul procesului de recrutare, este în legătură cu faptul că este interesul nostru legitim să analizăm candidatura dvs. pentru a vă evalua adecvarea pentru orice poziție pentru care ați putea aplica la Concepta Ideal Solutions (www.conceptahr.ro).

În cazul în care folosim datele dvs. personale în cadrul procesului de angajare sau perfectare a unei colaborări, este în legătură cu faptul că luăm măsuri la cererea dvs. pentru a încheia un contract pe care îl putem avea cu dvs. Nefurnizarea acestor informații conduce în mod automat la imposibilitatea încheierii și/ sau executării contractului.

În legătură cu activitățile noastre de recrutare, putem prelucra, de asemenea, categorii speciale de date cu caracter personal din partea candidaților atunci când:

• prelucrarea este necesară în scopul îndeplinirii obligațiilor noastre specifice în domeniul ocupării forței de muncă (date cu privire la sănătate, de exemplu);
• v-ați dat consimțământul explicit pentru prelucrarea acestor date cu caracter personal (de exemplu date cu privire la preferințele dietetice, care pot indica apartenența etnică sau religioasă);
• prelucrarea se referă la date cu caracter personal care sunt făcute publice în mod manifest de către dvs. (de exemplu orientarea sexuală, credințele filozofice sau religioase).

Putem prelucra date referitoare la condamnări penale și infracțiuni atunci când prelucrarea este autorizată de dreptul Uniunii sau de dreptul intern care prevede garanții adecvate pentru drepturile și libertățile persoanelor vizate.

7. Cu cine împărtășim datele dvs. personale?

Concepta Ideal Solutions (www.conceptahr.ro) poate împărtăși date personale cu diverse categorii de terțe părți, după cum este necesar:

• Clienții pentru care prestăm serviciile dedicate de resurse umane;
• Furnizorii de internet și telefonie, sisteme informatice și software, cloud și hosting, asistență IT, stocare a documentelor și informațiilor, eliminare confidențială a deșeurilor, platforme și/ sau furnizori de revizuire sau management al documentelor și al activităților, procesare și traducere a documentelor, secretariat, audit, training;
• Consultanții noștri profesionali, precum recrutorii, psihologii, avocații, evaluatorii, consultanții fiscali și contabilii sau alți experți;
• Companii și platforme de resurse umane și salarizare, firme de pază și organisme de administrare a clădirilor, delegați, furnizori poștali sau curieri;
• Autorități publice sau de reglementare, autorități fiscale.

8. Persoane împuternicite, operatori independenți și operatori asociați

Confidențialitatea datelor dvs. este importantă pentru noi, motiv pentru care transmiterea de date personale către persoane împuternicite, operatori independenți și operatori asociați se realizează numai în temeiul unui angajament care garantează că aceste date sunt păstrate în siguranță și că gestionarea acestor informații se face conform legislației în vigoare și politicilor aplicabile. În orice caz, de fiecare dată vom transmite către destinatari doar informațiile strict necesare pentru realizarea scopului respectiv.

Putem numi persoane împuternicite subcontractanți după cum este necesar să livrăm Serviciile. Efectuăm diligențe corespunzătoare și punem în operă documentația contractuală necesară în legătură cu orice subcontractant, pentru a ne asigura că prelucrează datele personale în mod corespunzător și în conformitate cu obligațiile legale și de reglementare.

În continuare, putem desemna operatori independenți de date cu caracter personal atunci când este în legătură cu livrarea Serviciilor (de exemplu, dar fără limitare, avocați, agenții de recrutare sau alți experți terți, clienți corporativi), respectând obligațiile legale și de reglementare cu privire la datele personale, inclusiv, dar fără limitare, cu privire la punerea în aplicare a garanțiilor adecvate.

De asemenea, este posibil să împărtășim aceste informații, în conformitate cu legislația în vigoare, cu operatori de date asociați, cum ar fi entitățile afiliate sau partenere.

Noi și operatorii de date independenți și  asociați cu care lucrăm ne stabilim drepturile și obligațiile reciproce în cadrul unui „Acord de prelucrare a datelor cu caracter personal între operatori independenți/ asociați („Acordul”) în care suntem Părți. Acordul reflectă în mod adecvat rolurile și raporturile noastre, în calitate de operatori independenți/ asociați, față de dvs.

9. Unde transferăm datele personale

Pentru scopuri ale prelucrării aici enumerate și, în mod particular, dacă este implicat un element de extraneitate, este posibil să fie necesar să transferăm date personale ale dvs. către locații din afara Spațiului Economic European. În orice caz, înainte de a transfera datele personale într-o altă jurisdicție ne vom asigura că exista o decizie privind caracterul adecvat al nivelului de protecție sau că operatorul sau persoana împuternicită de operator din jurisdicția respectivă oferă garanții adecvate sau se aplică una din următoarele excepții:

• v-ați exprimat în mod explicit acordul cu privire la transferul propus, după ce ați fost informat asupra posibilelor riscuri pe care astfel de transferuri le pot implica;
• transferul este necesar pentru executarea unui contract între dvs. și noi sau pentru aplicarea unor măsuri precontractuale adoptate la cererea dvs.;
• transferul este necesar pentru încheierea unui contract sau pentru executarea unui contract încheiat în interesul dvs. între noi și o altă persoană fizică sau juridică;
• transferul este necesar din considerente importante de interes public;
• transferul este necesar pentru stabilirea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță;
• transferul este necesar pentru protejarea intereselor dvs. vitale sau ale altor persoane, atunci când persoana vizată nu are capacitatea fizică sau juridică de a-și exprima acordul;

10. Pentru cât timp păstrăm datele dvs. personale

Păstrăm datele personale pe care le colectăm de la și despre dvs. atât timp cât este necesar pentru a îndeplini scopul pentru care le-am colectat și în scopul satisfacerii oricăror cerințe legale, contabile sau de raportare. Pentru a determina perioada de păstrare adecvată pentru datele personale pe care le prelucrăm, luăm în considerare natura, domeniul de aplicare, contextul și scopurile prelucrării, riscurile cu grade diferite de probabilitate și gravitate pentru drepturile și libertățile dvs., cerințele legale, contabile sau de raportare aplicabile, precum și dacă putem atinge scopurile prelucrării prin alte mijloace.

Revizuim permanent necesitatea păstrării datelor dvs. personale și, la împlinirea termenelor de retenție, distrugem datele dvs. personale într-un mod în care să nu mai poată fi recuperate sau reconstituite. În cazul în care rezultă în mod rezonabil că datele nu mai sunt necesare, le putem distruge imediat, fără nicio notificare sau răspundere (de exemplu, in cazul candidaților care nu au fost selectați pentru un post în cadrul companiei noastre, CV-urile acestora nu vor fi păstrate)

11. Confidențialitatea și securitatea datelor dvs. personale

Aplicăm măsuri tehnice, fizice și organizaționale adecvate, care sunt proiectate în mod rezonabil pentru a proteja datele personale împotriva distrugerii, pierderii, modificării, dezvăluirii sau accesului neautorizat și împotriva altor forme ilegale de prelucrare. Accesul la datele personale este limitat la destinatarii autorizați pe baza necesității de a le cunoaște. Menținem un program cuprinzător de securitate a informațiilor, proporțional cu riscurile asociate prelucrării. Programul este adaptat în mod continuu pentru a atenua riscurile operaționale și pentru a proteja datele personale, luând în considerare practici acceptate în domeniu. De asemenea, vom folosi măsuri de securitate îmbunătățite atunci când prelucrăm orice fel de categorii speciale de date personale.

Toți partenerii noștri, angajații, consultanții, lucrătorii, operatorii și persoanele împuternicite (adică cei care prelucrează datele dvs. personale în numele nostru, în scopurile enumerate mai sus), care au acces la și sunt asociați cu prelucrarea datelor personale, sunt obligați la respectarea confidențialității acestor date personale și la garantarea aceluiași nivel de protecție ca cel furnizat de compania noastră.

12. Dreptul de acces și alte drepturi

Aveți următoarele drepturi în legătură cu datele personale pe care le prelucrăm sau deținem despre dvs.:

Dreptul de acces

Dacă ne cereți, vom confirma dacă procesăm datele dvs. personale și, dacă este permis de lege, vă vom furniza o copie a acestor datele personale (împreună cu anumite alte detalii). Dacă aveți nevoie de copii suplimentare, este posibil să fie necesar să percepem o taxă rezonabilă bazată pe costurile administrative.

Dreptul la rectificare

Dacă datele personale pe care le deținem despre dvs. sunt inexacte sau incomplete, aveți dreptul să solicitați rectificarea acestora. Dacă aveți dreptul la rectificare și dacă am împărtășit datele dvs. personale altor persoane, le vom informa despre rectificare dacă este posibil. Dacă ne întrebați, acolo unde este posibil și legal să facem acest lucru, vă vom spune și cu cine am împărtășit datele dvs. personale, astfel încât să îi puteți contacta direct.

Dreptul de ștergere

Ne puteți cere să ștergem sau să suprimăm datele dvs. personale în anumite circumstanțe, cum ar fi cazul în care nu mai avem nevoie de ele. Dacă aveți dreptul la ștergere și dacă am împărtășit datele dvs. personale altor persoane, le vom informa despre ștergerea datelor acolo unde este posibil. Dacă ne întrebați, unde este posibil și legal să facem acest lucru, vă vom spune cu cine am împărtășit datele dvs. personale, astfel încât să îi puteți contacta direct.

În conformitate cu GDPR, putem să nu dăm curs unei cereri de ștergere a datelor dumneavoastră cu caracter personal în măsura în care prelucrarea este necesară pentru stabilirea, exercitarea sau apărarea drepturilor noastre conferite de lege sau avem o obligație legală de prelucrare a datelor.

Dreptul dvs. de a restricționa prelucrarea

Ne puteți cere să „blocăm” sau să oprim prelucrarea datelor dvs. personale în anumite circumstanțe, cum ar fi cazul în care contestați exactitatea acestor date personale sau ați obiectat. Dacă aveți dreptul la restricționare și dacă am împărtășit datele dvs. personale cu alții, îi vom informa despre restricție unde este posibil să facem acest lucru. Dacă ne întrebați, unde este posibil și legal să facem acest lucru, vă vom spune și cu cine am împărtășit datele dvs. personale, astfel încât să îi puteți contacta direct.

Dreptul la portabilitatea datelor

Aveți dreptul, în anumite circumstanțe, să obțineți datele personale pe care ni le-ați furnizat, într-un format structurat, frecvent utilizat și care poate fi citit automatizat și să le reutilizați în altă parte sau să ne cereți să le transferăm unei terțe părți la alegere.

Vă rugăm rețineți că acest drept se aplică numai informațiilor automatizate,  pentru a căror utilizare ne-ați acordat inițial consimțământul sau în cazul în care am utilizat informațiile pentru a încheia un contract cu dvs..

Dreptul de a obiecta

Ne puteți cere să nu mai prelucrăm datele dvs. personale și vom face acest lucru dacă ne bazăm pe interesele noastre legitime sau ale unor terți pentru a prelucra date personale, cu excepția cazului în care putem demonstra motive legitime imperioase care justifică prelucrarea.

*Concepta Ideal Solutions (www.conceptahr.ro) nu ia decizii referitoare la dvs. prin prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal prin mijloace automate și nu folosește datele dvs. personale pentru crearea de profiluri.

Dreptul dvs. de a vă retrage consimțământul

Dacă ne bazăm pe consimțământul dvs. ca bază legală pentru prelucrarea datelor dvs. personale, aveți dreptul să retrageți acest consimțământ în orice moment.

Dreptul dvs. de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere

Dacă vă preocupă orice aspect al practicilor noastre de confidențialitate, inclusiv modul în care ne-am ocupat de datele dvs. personale, puteți să îl raportați autorității de supraveghere competente (www.dataprotection.ro).

Dacă doriți să vă exercitați drepturile stabilite în această politică de confidențialitate, vă rugăm să ne contactați prin trimiterea unui email la contact@conceptahr.ro, cu precizarea ca este posibil să vă solicităm informații specifice dvs. pentru a vă ajuta ne confirmați identitatea. Aceasta este o măsură de securitate pentru a ne asigura că datele cu caracter personal nu sunt divulgate niciunei persoane care nu are dreptul să le primească. De asemenea, vă putem contacta pentru a vă solicita informații suplimentare referitoare la solicitarea dvs., pentru a accelera răspunsul nostru.

13. Modificări ale politicii de confidențialitate

Pentru a ne asigura că sunteți întotdeauna la curent cu modul în care folosim datele dvs. personale, vom actualiza din când în când această Politică de confidențialitate pentru a reflecta orice modificare a utilizării datelor dvs. personale. De asemenea, putem efectua modificări pentru a respecta modificările aduse legislației aplicabile sau cerințelor de reglementare. În cazul în care este posibil, vă vom notifica prin email cu privire la orice schimbări semnificative. Cu toate acestea, vă recomandăm să revizuiți periodic această politică de confidențialitate pe site-ul nostru, www.conceptahr.ro, pentru a fi informat cu privire la modul în care folosim datele dvs. personale.